La table de Connaissances permet d'extraire automatiquement des données de fichiers à grande échelle, avec des permissions différenciées selon les utilisateurs. Elle se crée à partir d'une collection et offre des options pour ajouter, enrichir ou gérer des champs, personnaliser la vue, trier, filtrer, exporter et collaborer en temps réel. Les statuts des cellules facilitent le suivi des résultats et des modifications manuelles.

Permissions	Admin : tous les droits Utilisateur avec accès ÉCRITURE sur la collection : tous les droits Utilisateur avec accès LECTURE sur la collection : peut voir la table mais ne peut pas interagir avec elle
Lectures associées	Organisez vos ressources

La table de Connaissances vous permet d'extraire automatiquement des données de vos fichiers à grande échelle, vous laissant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les formats de fichiers pour lesquels des connaissances peuvent être extraites sont listés dans Ressources acceptées où l'analyse est possible.

TABLE DES MATIÈRES

Créer une table de Connaissances

Une table de Connaissances peut être créée à partir d'une collection, hébergée dans la Bibliothèque ou dans un projet.

La table est liée à la collection, ce qui signifie que :

si vous la mettez à jour depuis un projet, elle sera également mise à jour dans la Bibliothèque
ses actions sont régies par la politique de la collection : les utilisateurs avec accès LECTURE pourront seulement voir la table mais pas interagir avec elle.

Pour accéder à la table, allez dans votre collection et cliquez sur le bouton Connaissances.

Configurer votre table

Si votre collection contient des fichiers, ils seront visibles dans la première colonne de la table.

Si vous n'avez pas encore de fichiers, vous pouvez les téléverser ou les glisser-déposer directement depuis votre table.

Avertissement : vos fichiers doivent être indexés pour que l'extraction des données fonctionne.

Vous pouvez ensuite procéder à l'ajout de nouveaux champs (colonnes) pour extraire les informations nécessaires.

Pour cela, cliquez sur le '+' à côté de la colonne des fichiers.

Ajouter un champ unique

Vous pouvez :

extraire
enrichir
ajouter un champ Manuel

Extraire des données

Pour extraire des informations de vos fichiers, vous devez :

ajouter un nom de champ (en-tête)
ajouter une consigne (optionnel) : vous pouvez par exemple limiter la réponse à un nombre de caractères ou indiquer le type de sortie attendu
sélectionner un type de champ : texte, nombre, binaire (Vrai/Faux), date, sélection (le modèle doit choisir dans une liste)

Vous pouvez aussi préciser si la réponse peut être multiple. Par exemple, si vous demandez les noms des auteurs, il peut y en avoir plusieurs, donc vous devez autoriser des réponses multiples.

Vous n'êtes pas limité dans la manière de demander l'information, cela peut aller d'un simple mot à une question avec des consignes détaillées.

Si vous choisissez la sortie 'sélection', une option est disponible pour laisser le modèle proposer des options. Ainsi, le modèle priorisera votre liste, mais proposera des options quand elles conviennent le mieux. Vous pourrez alors accepter ou rejeter les propositions du modèle.

Enrichir

L'enrichissement vous permet de trouver des informations en ligne pour compléter vos données.

Vous devez :

ajouter un nom de champ
sélectionner la source : wikipedia, navigateur brave (recherche web), autres collections
ajouter une consigne (optionnel) : vous pouvez préciser ce que vous recherchez
sélectionner un type de champ : texte, nombre, binaire (Vrai/Faux), date, sélection
autoriser des valeurs multiples si nécessaire
sélectionner le(s) champ(s) utilisé(s) comme entrée : vous pouvez vouloir enrichir une colonne spécifique de votre table

Ajouter un champ manuel

Vous pouvez utiliser un champ manuel pour ajouter des informations que le système ne peut pas fournir, par exemple des notes personnelles ou un code utilisé en interne pour classer les documents.

Pour ajouter un champ manuel, vous devez :

ajouter un nom de champ
sélectionner un type de champ
autoriser des valeurs multiples si nécessaire

Le champ sera créé et vous pourrez remplir les cellules tant que vous respectez le format sélectionné.

Ajouter des champs préconfigurés

Vous pouvez ajouter des champs préconfigurés, appelés préréglages, que vous avez précédemment sauvegardés pour gagner du temps lors de la construction de votre table.

Les colonnes seront ajoutées et automatiquement remplies.

Pour créer de nouveaux préréglages, veuillez vous référer à l'article Gérer les préréglages.

Comprendre et gérer les résultats

Statut des cellules

Les cellules peuvent avoir différents statuts :

en attente (en file d'attente) - icône de minuterie orange : vous ne pouvez pas interagir avec la cellule, vous devez attendre
en cours (le résultat est en cours de calcul) - chargeur bleu : vous ne pouvez pas interagir avec la cellule, vous devez attendre
incomplet (quelque chose manque, par exemple une entrée, et le résultat ne peut pas être calculé) - point rouge : vous devez modifier la configuration du champ ou votre table pour vous assurer que tous les éléments sont disponibles, puis recalculer le champ.
erreur (quelque chose a mal tourné et a empêché d'obtenir un résultat) - point rouge : vous pouvez vérifier si votre fichier est bien indexé, essayer de recalculer ou contacter le support
résultat (le résultat a été calculé) : vous pouvez double-cliquer et modifier manuellement le résultat si nécessaire
périmé (la configuration d'entrée ou d'extraction a changé mais pas le résultat) - point orange : vous devriez recalculer la cellule ou le champ
modifié manuellement (cela signifie que quelqu'un a modifié le résultat) - point bleu

Expliquer les résultats

Une fois un résultat calculé, quatre actions sont disponibles :

Recalculer : relancer le calcul de la cellule (le résultat et le statut actuels seront remplacés)
Développer : voir le résultat complet (un texte long peut être tronqué)
Expliquer : obtenir une vue d'ensemble du fichier, comprenant une réponse, une explication et une justification dans le texte

Modifier : l'édition est disponible en double-cliquant sur le résultat.

Revoir le fichier

Une fois que vous avez créé toutes les colonnes souhaitées, vous pouvez facilement vérifier les résultats en ouvrant le fichier et en passant en revue toutes les réponses calculées.

Si certaines réponses ne correspondent pas à vos attentes, vous pouvez les modifier en double-cliquant sur le résultat.

Elles seront marquées comme « modifiées manuellement » avec un horodatage.

Vous pouvez recalculer la cellule si vous souhaitez revenir à la réponse non modifiée précédente.

Personnaliser votre table

Gérer les fichiers

Téléverser un fichier

Vous pouvez téléverser de nouveaux fichiers dans votre table, ils seront également ajoutés à votre collection.

Les résultats seront automatiquement calculés pour chaque colonne une fois le fichier indexé.

Pour téléverser de nouveaux fichiers, vous pouvez :

cliquer sur le bouton bleu '+'
- téléverser un fichier ou un dossier depuis votre ordinateur
- sélectionner un fichier depuis votre Bibliothèque
cliquer sur le '+' sur la dernière ligne de votre table et
- téléverser un fichier ou un dossier depuis votre ordinateur
- sélectionner un fichier depuis votre Bibliothèque
glisser-déposer un fichier directement sur la table

Supprimer un fichier

Vous pouvez supprimer un fichier directement depuis la table.

Pour cela, cliquez sur la flèche à côté du fichier et cliquez sur « Supprimer ».

Il sera également supprimé de votre collection.

Gérer les champs

Les actions sur les champs sont accessibles en cliquant sur la flèche à côté du nom du champ.

Masquer un champ

Vous pouvez masquer des champs pour obtenir une vue plus simple de votre table lorsque vous travaillez sur des champs spécifiques.

Les champs masqués sont ensuite accessibles depuis le menu, où vous pouvez les rendre visibles à nouveau.

Supprimer un champ

Vous pouvez supprimer un champ. Il sera retiré de la table et les données extraites seront perdues.

Dupliquer un champ

Vous pouvez dupliquer un champ. Une boîte de configuration apparaîtra avec la configuration du champ. Vous pouvez la modifier et/ou valider pour créer la nouvelle colonne.

Modifier un champ

Vous pouvez modifier la configuration d'un champ. Lors de la validation, la colonne est automatiquement recalculée.

Recalculer un champ

Vous pouvez recalculer un champ. Cela relancera le calcul pour toutes les cellules.

Redimensionner un champ

Vous pouvez redimensionner un champ pour adapter sa largeur. Pour cela, allez dans les en-têtes, juste à gauche de la séparation entre les champs.

Votre icône changera. Vous pouvez alors cliquer et élargir ou rétrécir le champ.

Épingler le champ à gauche

Si vous avez besoin qu'un champ reste fixe et visible lors du défilement dans votre table, vous pouvez l'épingler à gauche de votre table.

Réordonner

Vous pouvez réordonner vos colonnes en les saisissant et en les déplaçant où vous le souhaitez.

Appliquer un formatage conditionnel

Vous pouvez appliquer un formatage conditionnel sur un champ pour afficher une couleur ou une icône spécifique lorsque certaines conditions sont remplies.

Gérer la vue

Trier votre table

Vous pouvez trier les fichiers en sélectionnant un ou plusieurs champs disponibles dans votre table et en déterminant l'ordre :

sortie texte : de A à Z, ou de Z à A
sortie nombre : croissant ou décroissant
sortie booléenne : vrai d'abord ou faux d'abord
sortie date : la plus ancienne d'abord ou la plus récente d'abord
sortie sélection : du premier au dernier ou du dernier au premier
format : ordre de format à définir

La priorité de tri va du premier champ au dernier champ.

Filtrer votre table

Il existe trois types de filtres disponibles sur la table :

filtre de valeur : vous pouvez inclure ou exclure des fichiers selon des conditions
- sortie texte : contient, ne contient pas, est, n'est pas, est vide, n'est pas vide, est unique, n'est pas unique
- sortie nombre : =, =!, >, >=, <, <=, est vide, n'est pas vide
- sortie booléenne : est vrai, est faux, est vide, n'est pas vide
- sortie date : est, n'est pas, est dans, est avant, est après, est au plus tard, est au plus tôt, est vide, n'est pas vide
- sortie sélection : est, n'est pas, est l'un des, n'est aucun des, est vide, n'est pas vide
filtre de format : vous pouvez afficher les fichiers avec les formats sélectionnés (comme défini par le formatage conditionnel)
filtre manuel :
- vous pouvez sélectionner manuellement des fichiers
- puis, sélectionner "créer un filtre à partir de la sélection"
- et enfin nommer et sauvegarder le filtre manuel

Les filtres appliqués permettront d'afficher ou de masquer les fichiers qui correspondent aux conditions.

Le nombre de filtres est visible sur le bouton de filtre.

Exporter

Vous pouvez exporter votre table de Connaissances au format .csv ou .xlsx.

Pour cela, cliquez sur « Télécharger » en haut à droite de la table, puis sélectionnez le format d'export.

Collaborer

Voir qui travaille sur la table

Pour faciliter la collaboration sur la table, certaines protections ont été ajoutées.

Vous pouvez voir qui travaille actuellement sur la table en vérifiant les icônes des utilisateurs en haut à droite de l'écran.

Verrouiller les champs pour empêcher la modification

Les champs sont verrouillés pour éviter la modification par un autre collaborateur pendant que vous travaillez dessus.

Verrouillez manuellement un champ pour empêcher la modification par un autre collaborateur.

Seuls vous ou un administrateur système pouvez le déverrouiller.

Vérifier l'activité des champs

Consultez l'activité des champs pour voir quand ils ont été créés et modifiés pour la dernière fois, et par qui.

Extraire des connaissances de vos ressources